Trop-perçu d'un client : comment l'indiquer dans votre comptabilité ?

Il arrive fréquemment qu'un client verse plus que le montant indiqué sur votre facture : par erreur d'arrondi, virement machinal, ou parce qu'il ajoute un surplus pour vous remercier.

Par exemple : vous émettez une facture de 50 €, mais vous recevez un virement de 70 €. Ce trop-perçu de 20 € doit être régularisé en comptabilité pour que vos registres et vos déclarations URSSAF reflètent exactement la réalité.

Les 3 possibilités selon le souhait de votre client

En micro-entreprise (comptabilité de caisse), tout encaissement reçu sur votre compte bancaire dédié doit avoir une justification comptable. Trois scénarios se présentent :

1. Le client vous demande de le rembourser

Si le client souhaite récupérer son surplus :

• Principe comptable : La facture initiale est soldée à son montant d'origine (50 €). Un avoir de régularisation de 20 € est émis pour matérialiser le remboursement. Ainsi, votre chiffre d'affaires net reste exactement de 50 € et vos cotisations sociales ne sont pas artificiellement augmentées.
• Sur Ledgy (100 % automatique) : Lors de l'enregistrement du paiement, saisissez les 70 € reçus et sélectionnez l'option « Rembourser le client ». Ledgy solde automatiquement la facture à 50 € et génère instantanément un avoir de régularisation officiel, numéroté et scellé, mentionnant la référence de la facture. Vous n'avez aucun document à créer manuellement !

2. Le client souhaite le déduire de sa prochaine facture

Si le client est un partenaire régulier et préfère reporter ce trop-perçu sur une facture future :

• Principe comptable : Puisque vous avez encaissé 70 €, les 20 € de surplus entrent immédiatement dans votre Livre des Recettes du mois en cours. Sur la facture suivante, une déduction de 20 € sera appliquée sur le total à payer.
• Sur Ledgy (100 % automatique) : Choisissez l'option « Déduire d'une prochaine facture ». Ledgy solde la facture, inscrit le surplus dans votre Livre des Recettes et crédite la fiche de votre client. Lors de l'édition de sa prochaine facture, un bandeau apparaît automatiquement : un clic suffit pour insérer la déduction de 20 € dans le tableau des lignes !

3. Le client vous offre le trop-perçu (pourboire)

Votre client est ravi de votre prestation et vous demande de conserver ce surplus :

• Principe comptable : Le trop-perçu devient un complément de rémunération. Il doit être inscrit au Livre des Recettes et déclaré dans votre chiffre d'affaires pour le calcul des cotisations URSSAF et de l'impôt sur le revenu.
• Sur Ledgy (100 % automatique) : Choisissez l'option « Conserver le trop-perçu ». Ledgy solde la facture et insère immédiatement une recette manuelle intitulée Trop-perçu facture F-XXXX - conservé dans votre Livre des Recettes. Ce montant est automatiquement comptabilisé dans vos déclarations URSSAF et dans votre suivi de trésorerie.

Cas particulier : trop-perçu sur un débours

Si votre facture comportait des débours (frais engagés au nom et pour le compte du client), le trop-perçu ne peut en aucun cas être qualifié de débours :

• Un débours est exonéré de cotisations sociales uniquement au centime d'euro exact justifié par la facture d'origine.
• Tout excédent versé par le client est automatiquement requalifié par Ledgy dans votre catégorie d'activité principale (Prestations de services BNC/BIC ou Vente) afin que votre déclaration URSSAF reste 100 % irréprochable en cas de contrôle.

Pourquoi Ledgy change la donne par rapport aux autres logiciels ?

Sur d'autres logiciels du marché (comme Abby), la gestion d'un trop-perçu est un processus fastidieux qui vous oblige à suivre des tutoriels complexes en 5 étapes manuelles :

1. Valider manuellement un encaissement partiel.
2. Naviguer dans les registres pour saisir une recette manuelle.
3. Aller dans le module des avoirs pour en rédiger un manuellement de toutes pièces.
4. Calculer et saisir manuellement des lignes négatives de remise sur les factures suivantes.

Sur Ledgy, vous n'avez rien à calculer ni à créer à la main : dès que vous enregistrez un paiement supérieur au reste dû (ou si votre client règle un trop-perçu par carte bancaire en ligne), Ledgy détecte le surplus et vous propose les 3 options. Toutes les écritures comptables, crédits clients et avoirs réglementaires sont créés en un seul clic !